FAQ - FRAGEN

TECHNISCHE ANBINDUNG & INTEGRATION

Wie greifen wir auf Smart Capture zu?

Smart Capture ist eine spezialisierte Cloud Lösung und erhält Ihre Dokumente über einen einfachen Mailversand direkt aus Outlook oder Google Mail heraus. Jeder Nutzer bekommt ein eigenes Smart Capture Postfach zur Verfügung gestellt, über welches die jeweiligen Vorgänge verarbeitet werden.

Wie funktioniert die Anbindung an unser ERP?

Für die meisten ERP-Systeme bieten wir eine direkte Anbindung über unsere Standardkonnektoren. Konkret gilt dies für die folgenden Systeme: SAP (R/3, S/4HANA, Business One), Microsoft Dynamics 365 Business Central, proALPHA, weclapp, Sage, ABAS & Oracle. Bei abweichenden Systemen setzen wir auf eine File- (CSV/XML) oder API-basierte Integration.

Extrahiert Smart Capture nur Informationen, oder gleicht es diese auch mit Stammdaten ab?

Ja - Smart Capture erkennt den Inhalt des Vorgangs und ist in der Lage, diesen zu verstehen und zu interpretieren. Bei Kundendaten wird somit zwischen Rechnungs- und Lieferadresse unterschieden. Kunde “Max Mustermann” wird somit zuverlässig Ihrer Kundennummer “123456” zugeordnet, unabhängig davon, ob diese tatsächlich auf dem Dokument steht. Bei Artikeln funktioniert dies identisch. Ihr Artikel “Schraube DIN 931 M8x20” wird Ihrer Artikelnummer “X931820” zugeordnet. Dies passiert anhand eines direkten Abgleiches mit Ihren Stammdaten.

Welche Formate können verarbeitet werden?

PDF-, Excel-, Word- & Bilddateien sowie geschriebener Mailtext. Insgesamt decken wir zudem über 180 Sprachen ab und erkennen auch Handschriften zuverlässig. Smart Quote kann zudem noch DXF- oder STEP-Dateien verarbeiten.

Wie integriert sich eine Lösung in unseren Arbeitsalltag?

Wir verfolgen einen sehr praxisorientierten Ansatz. Jede Lösung ist darauf ausgelegt, einfach in Ihren Arbeitsalltag integriert werden zu können. Sie arbeiten aus einer zugänglichen Oberfläche heraus, in welcher Nutzer auch direkt Anpassungen vornehmen können, bevor diese in das ERP überspielt werden. Die durchschnittliche Korrekturzeit liegt bei unter 30 Sekunden.

FUNKTIONALITÄT & ERWEITERBARKEIT

Können wir weitere Dokumente & Abteilungen mit einbinden?

Das Einbinden weiterer Dokumentenarten aus anderen Abteilungen ist kein Problem. Smart Capture wird in den Bereichen Vertrieb, Einkauf, Finanzbuchhaltung, Wareneingang / Logistik und Qualität eingesetzt. Typische Dokumente sind hierbei: Bestellungen, Anfragen, Auftragsbestätigungen, Lieferavise, Materialzeugnisse, Lieferscheine und Rechnungen.

Können wir unternehmens-spezifische Abläufe mit einbinden?

Gerade bei spezifischen Abläufen wie der 3-Wege-Prüfung im Einkauf (Bestellung zu Auftragsbestätigung und Rechnung) oder der Zuordnung von Lieferabrufen zu vorhandenen Rahmenaufträgen im Verkauf ist dies unerlässlich. Smart Capture bietet diverse Möglichkeiten und lässt sich flexibel in Ihre internen Workflows integrieren.

Lernt das System im laufenden Prozess weiter?

Ja, dies ist sogar eine der Kernfunktionen des Systems. Bevor das System in den alltäglichen Arbeitsablauf integriert wird, sorgen wir bereits dafür, dass Sie direkt einen spürbaren Mehrwert haben. Die letzten Prozentpunkte holen wir dann im laufenden Betrieb heraus, indem das Anwender-Feedback Ihrer Nutzer ausgewertet und das System anhand diesem nachtrainiert wird. Es lernt somit Ihre spezifischen Abläufe und passt sich an Ihre Gegebenheiten an.

Wie genau ist das System?

Die Erkennung sowie das Mapping auf Ihre Stammdaten funktioniert zuverlässig und mit hoher Genauigkeit. Im laufenden Betrieb haben wir eine durchschnittliche Erkennungsgenauigkeit von 93%. Diese Kennzahl bezieht sich wie angesprochen nicht nur auf die reine Extraktion, sondern auch auf die korrekte Übersetzung auf Ihre Stammdaten.

TESTZUGÄNGE & FALLBEISPIELE

Gibt es die Möglichkeit eine Demo zu sehen?

Selbstverständlich bieten wir diese Möglichkeit als Service an. Vereinbaren Sie gerne direkt unter (Link zum Kalender einfügen) einen entsprechenden Termin und teilen uns Ihre Anforderungen mit.

Können wir das System vor der Einführung testen?

Sie haben bei uns die Möglichkeit, die Systeme vor der Einführung bei Ihnen zu testen. Die Testumgebung beschränkt sich hierbei zunächst auf Basisfunktionen und bietet keine direkte ERP-Integration. Diese dient vor allem dazu, dass Sie die grundlegenden Funktionen des Systems testen und bewerten können.

Haben Sie Beispiele wie andere Unternehmen Ihre Lösungen einsetzen?

Wir haben konkrete Fallstudien, welche den Einsatz in der Praxis detailliert beschreiben. Gerne können Sie über den Link (Fallstudie Download Link) ein entsprechendes Dokument anfordern. Bei nachträglichen Fragen gehen wir in einem persönlichen Gespräch nochmals genauer auf die Inhalte ein.

SUPPORT & BETRIEB

Bietet Innoby einen Support an?

Unser Support steht Ihnen jederzeit über ein Ticketsystem direkt in der Softwareoberfläche zur Verfügung. Darüber hinaus haben wir fixe Reaktionszeiten sowie feste Ansprechpartner, welche Sie jederzeit kontaktieren dürfen.

Ist die Nutzeranzahl eingeschränkt?

Nein, bei uns gibt es bewusst keine Nutzer-Limitierung. Eine Stärke des Systems ist die Abwicklung Ihrer spezifischen Workflows. Hierbei wäre es schädlich, die Anzahl der Systemnutzer einzuschränken.

UNTERNEHMENSHINTERGRUND & VERGLEICH

Wie lange gibt es Innoby und wie groß ist das Team?

Gegründet wurde die Innoby GmbH im Januar 2023. An unserem Standort in Neuss arbeiten wir mit 15 engagierten Mitarbeitern an der Integration und dem Betrieb der Lösungen. Der Großteil unserer Mitarbeiter ist hierbei in der Softwareentwicklung.

Was ist der Unterschied zu anderen Anbietern?

Unser Anspruch ist es, Lösungen ganzheitlich zu denken und praxisorientiert in Ihre Prozesse zu integrieren. Wir sind somit bei der Dokumentenart nicht auf eine Abteilung beschränkt und setzen bewusst auf keine Nutzer-Limitierung. Zudem setzen wir auf ein transparentes Preismodell.

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