"Glauben Sie, dass wir in fünf Jahren immer noch die Scheine tippen?"

Diese Frage fällt in Stahlhandelsunternehmen inzwischen regelmäßig — meist im Vertrieb, meist von jemandem, der gerade die zwanzigste Anfrage des Tages abgetippt hat. Die Antwort ist naheliegend: Wenn sich ein Arztbrief maschinell auslesen lässt, dann lässt sich auch eine Excel-Liste, ein PDF oder eine E-Mail auslesen.

Trotzdem ist die Auftragserfassung im Stahlhandel bis heute weitgehend Handarbeit. Nicht weil die Technik fehlt, sondern weil dieser Handel Eigenheiten hat, an denen Standardlösungen scheitern: Kunden bestellen im Freitext statt über Artikelnummern, Mengeneinheiten weichen zwischen Bestellung, Auftrag und Fakturierung voneinander ab, Anarbeitung und Zeugnisse erzeugen Folgepositionen, und die eingesetzten Branchen-ERPs haben oft keine API.

Dieser Beitrag beschreibt, welche dieser Punkte sich automatisieren lassen, welche nicht — und wie eine Anbindung auch dann funktioniert, wenn das ERP aus den Neunzigern stammt.

Was heißt automatisierte Auftragserfassung im Stahlhandel?

Automatisierte Auftragserfassung im Stahlhandel bezeichnet die softwaregestützte Verarbeitung eingehender Anfragen und Bestellungen — aus E-Mail-Freitext, PDF-Belegen und Excel-Listen — bis hin zu einem vollständig vorerfassten Angebots- oder Auftragsvorgang im eigenen ERP, den ein Verkäufer nur noch prüft und freigibt.

Die Betonung liegt auf vorerfasst. Ziel ist nicht der menschenfreie Prozess, sondern der Wegfall der Tipparbeit. Preisgefühl, Kundenbeziehung und Terminzusage bleiben beim Verkäufer.

Warum der Onlineshop dieses Problem nicht löst

Viele Häuser haben sechsstellige Beträge in einen B2B-Shop gesteckt und stellen dann fest, dass der Nutzen begrenzt bleibt. Der Grund ist keine schlechte Shop-Software, sondern Kundenverhalten: Im Stahlhandel bestellt ein erheblicher Teil der Kunden weiterhin per Mail oder Telefon — auch dann, wenn ein Shop existiert.

Ein Shop verlangt, dass der Kunde seine Arbeitsweise ändert. Automatisierte Erfassung verlangt das nicht. Sie setzt an dem an, was ohnehin ankommt: dem unstrukturierten Kanal, über den in vielen Betrieben rund 60 Prozent des Geschäfts hereinkommt. Beides schließt sich nicht aus — aber nur eines davon deckt die Kunden ab, die nie im Shop bestellen werden.

Drei Kostentreiber, die selten in einer Kalkulation auftauchen

Verkäufer arbeiten als Erfassungskräfte

Die einzelne Position ist schnell getippt. Das Problem ist die Summe. In mittelgroßen Häusern liegen jährlich mehrere zehntausend Vorgänge an, verteilt auf ein bis zwei Dutzend Personen im Vertrieb — pro Kopf durchaus zwanzig Anfragen und noch einmal ebenso viele Bestellungen am Tag.

Die Bearbeitungsdauer schwankt dabei extrem: eine Minute bei reiner Lagerware mit hinterlegtem Preis, mehrere Stunden, sobald Zukaufartikel dabei sind, für die erst ein Lieferantenpreis eingeholt werden muss. Einen pauschalen Wert gibt es nicht — was die Bewertung erschwert und dazu führt, dass der Aufwand chronisch unterschätzt wird.

Das erklärte Ziel in den meisten Häusern lautet nicht Personalabbau, sondern Verschiebung: Der Verkäufer soll sich mit dem Kunden beschäftigen, nicht mit der Mailflut. Schon eine Halbierung des Erfassungsaufwands gilt als großer Wurf.

Tippfehler enden in der Reklamation

Wer eine Länge verliest, liefert einen falschen Zuschnitt. Wer ein Profil verwechselt, liefert das falsche Material. Beides passiert erfahrenen Leuten, und beides wird im Prozess nicht zuverlässig abgefangen — der Fehler wandert direkt in Auftrag, Kommissionierung und Lieferschein.

Automatisierte Erfassung ersetzt Abtippen durch Abgleich gegen den Artikelstamm. Das eliminiert nicht jeden Fehler, aber es eliminiert die Fehlerklasse, die aus manueller Übertragung entsteht.

Antwortzeit außerhalb der Bürozeiten

Eine Anfrage, die freitags um 22 Uhr eintrifft, wird üblicherweise am Montag beantwortet. In einem Markt, in dem bei vergleichbarer Ware häufig die Reaktionsgeschwindigkeit entscheidet, ist das ein Nachteil, der nicht in der Statistik auftaucht — der Kunde fragt einfach beim Nächsten an.

Ein System, das Vorgänge bei Eingang verarbeitet, kann klare Standardfälle innerhalb weniger Minuten beantwortbar machen — auch nachts und am Wochenende, sofern die Freigabelogik dafür ausgelegt ist.

Die Stahl-Besonderheiten, an denen Standardsoftware scheitert

Ein System, das nur saubere PDF-Belege mit Artikelnummern verarbeitet, deckt im Stahlhandel den kleineren Teil des Volumens ab. Entscheidend sind die folgenden Punkte.

Freitext statt Artikelnummer

Kunden schreiben, was sie brauchen — nicht, wie es im Artikelstamm heißt. "3 × 3 m rund 6", eine Abkürzung, eine Kurzform aus jahrelanger Zusammenarbeit. Der Sachbearbeiter weiß, was gemeint ist. Ein System muss das aus dem Text ableiten: Warengruppe, Werkstoff, Abmessungen, Menge.

Dazu gehört auch die Übersetzung von Werkstoffbezeichnungen. Derselbe Werkstoff kommt als deutsche Werkstoffnummer, als englische oder als französische Bezeichnung herein. Liegt eine Umschlüsselungstabelle im Haus vor, lässt sich das sauber abbilden — sie ist eine der wertvollsten Vorleistungen, die ein Unternehmen mitbringen kann.

Mengeneinheiten, die dreimal wechseln

Bestellmengeneinheit, Auftragsmengeneinheit und Fakturierungsmengeneinheit sind im Stahlhandel regelmäßig verschieden. Der Kunde bestellt Tafeln oder laufende Meter, erfasst wird in Stück, fakturiert wird pro 100 Kilogramm oder pro Tonne. Bestellt jemand ein Paket, sind damit je nach Haus zwei bis zweieinhalb Tonnen gemeint.

Entscheidend ist deshalb nicht, welche Einheit der Kunde nennt, sondern in welcher Einheit die jeweilige Artikelgruppe im eigenen ERP geführt wird. Die Übersetzung darauf gehört zur Kernaufgabe der Erfassung — eine Position in Quadratmetern, die es im Stamm gar nicht gibt, ist kein Detailfehler, sondern ein unbrauchbarer Vorgang.

Anarbeitung und Zeugnisse als Folgepositionen

Ein Träger, der auf Maß geschnitten wird, erzeugt in der Regel zwei Positionen: den Grundartikel mit der gewünschten Länge und den Schnitt als Folgeartikel — üblicherweise mit Listenpreis abzüglich kundenspezifischem Rabatt, nicht mit individueller Kalkulation. Gleiches gilt für Abnahmeprüfzeugnisse nach 2.2 oder 3.1, die als eigene Artikelnummer geführt werden.

Ein Erfassungssystem muss diese Folgepositionen selbst erzeugen, sobald es den Zuschnitt oder die Zeugnisanforderung im Text erkennt. Andernfalls bleibt genau die Arbeit übrig, die man wegautomatisieren wollte.

Nicht angelegte Artikel und Dummy-Positionen

Kein Stahlhändler hat alle Artikel im Stamm. Zukaufware wird über frei konfigurierbare Divers- oder Dummy-Artikel abgebildet, bei denen die Beschreibung als Text mitläuft. Ein System muss diesen Fall sauber behandeln: Grundartikel erkennen, wo es einen gibt — und dort, wo es keinen gibt, den Vorgang als klärungsbedürftig markieren statt einen unpassenden Artikel zu erzwingen.

Gruppierung und Sortierung der Positionen

Fragt ein Kunde ein Profil in zehn verschiedenen Längen an, sollen daraus nicht zehn unsortierte Positionen entstehen, die jemand anschließend von Hand ordnet. Sinnvoll ist eine Struktur nach Artikelgruppe — Profile zusammen, Bleche zusammen — bei weiterhin sauberer Trennung je Artikel. Dieser Schritt wird oft übersehen, bestimmt aber maßgeblich, ob ein Vorgang wirklich fertig aussieht.

Klassifizierung ganz am Anfang

In vielen Branchen-ERPs wird schon beim Anlegen entschieden, ob ein Vorgang ein Angebot oder ein Auftrag ist — das lässt sich später nicht mehr wechseln. Die Unterscheidung zwischen Anfrage und Bestellung muss deshalb der erste Verarbeitungsschritt sein, nicht der letzte.

Kopfdaten jenseits von Kunde und Artikel

Regelmäßig relevant: abweichende Lieferadressen bis hin zur Baustelle, Versandart einschließlich Abholung, Wunschtermine sowie Bestell-, Kommissions- und Projektnummern. Letztere gehören in vielen Häusern in ein Bemerkungsfeld, weil der Kunde sie auf der Auftragsbestätigung wiederfinden will. Ob und wie sie befüllt werden, ist eine Festlegung pro Haus — hier unterscheiden sich Betriebe stärker voneinander als bei den Artikeldaten.

Was Sie nicht automatisieren sollten

Zwei Bereiche sind bewusst auszuklammern:

• Projektgeschäft mit freier Beschreibung. Wenn ein Kunde Grundstückslage und Hanggefälle beschreibt und daraus erst ein Materialbedarf konstruiert werden muss, liegt kein Erfassungs-, sondern ein Konstruktionsproblem vor. Informationen lassen sich auslesen — eine Position entsteht daraus nicht.

• Uneindeutige Handskizzen und Konstruktionstexte. Wenn die Vorlage schon für erfahrene Mitarbeiter mehrdeutig ist, wird sie durch Automatisierung nicht eindeutiger.

Ebenfalls kein KI-Thema: die Preisfindung. In den meisten Stahl-ERPs läuft sie über hinterlegte Preislogiken und Kundenrabatte ohnehin automatisch. Sinnvoll ist allerdings, den vom Kunden genannten Preis mit zu übergeben, wenn sich seine Bestellung auf ein früheres Angebot bezieht — sonst sieht der Sachbearbeiter das Original-PDF nicht mehr und eine Differenz fällt erst bei der Gutschrift auf.

ERP-Anbindung: Auch ohne API

Der häufigste Einwand betrifft nicht die Erkennung, sondern die Übergabe. Viele Branchenlösungen im Stahlhandel sind gewachsen und bieten keine offene Schnittstelle. Manche Hersteller entwickeln inzwischen eine API — mit offenem Zeitplan.

Auf diese API zu warten, ist selten nötig. In der Praxis sind vier Wege gebräuchlich:

1. API, wo vorhanden — technisch die sauberste Variante, weil der Import unmittelbar erfolgt.

2. JSON mit den internen IDs des Zielsystems statt Klartextbezeichnungen — für moderne Importschnittstellen meist die beste Lösung.

3. CSV oder XML in einem definierten Ablageordner, den das ERP per Batch-Job abholt. Viele Häuser praktizieren das bereits für die Finanzbuchhaltung, das Verfahren ist also erprobt.

4. EDIFACT, wo für Großkunden ohnehin schon eine EDI-Anbindung existiert und deren Struktur nachgebildet werden kann.

Der Datensatz wird ohnehin erzeugt — die Frage ist nur, in welchem Format und über welchen Weg er ins Zielsystem gelangt. Ein CSV-Weg heute schließt eine Umstellung auf API später nicht aus.

Für den umgekehrten Weg — Kunden- und Artikelstammdaten ins Erfassungssystem — arbeitet man üblicherweise mit regelmäßigen Datenbankauszügen, ein- bis zweimal täglich über einen lokal installierten Connector und verschlüsselten Transfer. Das genügt in aller Regel; nur bei sehr hoher Stammdatenbewegung ist eine engere Taktung nötig.

Warum unsaubere Stammdaten kein Ausschlusskriterium sind

Kaum ein Artikelstamm ist vollständig gepflegt. Die Güte steht in der Bezeichnung statt im dafür vorgesehenen Feld, Attribute fehlen, historisch Gewachsenes zieht sich durch.

Für die Zuordnung ist das weniger kritisch als befürchtet, solange die Information überhaupt irgendwo im Datensatz steht. Ein System, das den kompletten Stammsatz interpretiert statt nur einzelne Felder abzufragen, findet den richtigen Artikel auch dann. Ein Stammdaten-Aufräumprojekt ist keine Voraussetzung für den Start — es ist eher ein angenehmer Nebeneffekt, weil im Betrieb sichtbar wird, wo Lücken sitzen.

Vom Test zum Regelbetrieb

Ein bewährter Zuschnitt für die Einführung:

Eng anfangen. Zwei Großkunden mit wiederkehrendem Belegformat sind ein besserer Start als das gesamte Anfragevolumen. Für diesen Ausschnitt lässt sich schnell eine hohe Trefferquote erreichen — und schon dieser Teil bringt im Alltag messbar etwas.

An historischen Vorgängen kalibrieren. Der wirksamste Input sind zusammengehörige Paare: die alte Kundenmail und der daraus entstandene Vorgang im ERP. Daran wird ablesbar, welche Regeln die Mitarbeiter im Kopf haben — etwa dass ohne Werkstoffangabe der Hausstandard gemeint ist.

Mit Konfidenzschwelle arbeiten. Am Anfang schaut jemand auf jeden Vorgang. Später laufen Vorgänge oberhalb einer definierten Sicherheitsschwelle automatisch durch, während unsichere zur Prüfung vorgelegt werden. Wichtig ist die Richtung des Fehlers: Lieber ein unnötiger Prüffall zu viel als ein fälschlich als sicher markierter Vorgang.

Korrekturen wirken lassen. Jede Korrektur fließt in den Lernprozess zurück. Aus einer einzelnen Anpassung wird dabei bewusst noch keine Regel — erst wenn sich ein Muster mehrfach zeigt, verfestigt es sich. Sonst entstünde ein System, das bei jeder Einzelentscheidung kippt.

Ausweiten. Was an den ersten Kunden gelernt wurde, hilft auch bei den übrigen: Die Produktlogik ist dieselbe, nur die Belegform unterscheidet sich.

Realistischer Zeithorizont für einen begrenzten Erstumfang inklusive Testphasen: rund drei Monate bis zur produktiven Nutzung.

Häufige Fragen

Funktioniert das auch, wenn unser ERP keine API hat? Ja. Die Übergabe erfolgt dann über CSV, XML, JSON oder EDIFACT in einen definierten Ablageort, den das ERP per Batch-Job abholt. Kommt später eine API, lässt sich das Ausgabeformat umstellen.

Muss der Kunde etwas ändern, damit das funktioniert? Nein. Freitext-Mails, PDF-Anhänge und Excel-Listen werden so verarbeitet, wie sie ankommen. Genau das unterscheidet den Ansatz von einem Shop oder Kundenportal.

Greift das System auf unsere persönlichen Postfächer zu? Nein. Üblich ist ein separates Postfach, an das Vorgänge weitergeleitet werden — entweder manuell durch den Sachbearbeiter oder per Regel aus einem zentralen Sammelpostfach. Persönliche Postfächer bleiben unangetastet, weil dort auch Kommunikation liegt, die nichts mit Bestellungen zu tun hat.

Wie geht das System mit Anarbeitung um? Erkennt es einen Zuschnitt oder ein Abnahmeprüfzeugnis, ergänzt es die entsprechende Folgeposition automatisch. Der Preis kommt dabei aus Ihren hinterlegten Sätzen, es wird nichts neu kalkuliert.

Was passiert bei einem Artikel, den wir gar nicht führen? Der Vorgang wird als klärungsbedürftig markiert statt geraten. Zukaufware lässt sich zusätzlich über Ihre Divers- oder Dummy-Artikel abbilden, mit der Kundenbeschreibung als Text.

Wie hoch ist die Trefferquote? Sie hängt von Datenqualität, Belegvielfalt und Kalibrierumfang ab und steigt mit der Nutzung. Verlangen Sie vor der Entscheidung eine Auswertung an Ihren eigenen Belegen — eine pauschale Prozentzahl ohne Bezug zu Ihren Daten sagt wenig aus.

Ersetzt das unsere Verkäufer? Nein, es verschiebt ihre Arbeit. Die Erfassung entfällt weitgehend; wichtiger werden Preisgefühl, Kundenbewertung und Analyse — also die Tätigkeiten, für die im Tagesgeschäft heute die Zeit fehlt.

Fazit: Nicht auf den perfekten Kanal warten

Die Kunden im Stahlhandel werden ihre Bestellwege nicht in absehbarer Zeit vereinheitlichen. Telefon, Mail, PDF und Excel bleiben — auch neben einem gut gebauten Shop. Die Frage ist deshalb nicht, wie man Kunden in einen strukturierten Kanal bekommt, sondern wie viel des unstrukturierten Eingangs sich maschinell in saubere Vorgänge übersetzen lässt.

Hundert Prozent sind es nicht. Siebzig bis achtzig Prozent des Volumens sind realistisch — und genau dort liegt der Großteil der Tipparbeit.

Innoby entwickelt mit Falcon Sales eine Lösung für exakt diesen Schritt: Anfragen und Bestellungen aus E-Mail, PDF und Excel automatisiert erfassen, gegen Kunden- und Artikelstamm mappen und als fertigen Vorgang ins ERP übergeben — auch bei Branchensystemen ohne offene Schnittstelle.

Schicken Sie uns ein paar typische Anfragen aus Ihrem Postfach. Wir zeigen Ihnen an Ihren eigenen Belegen, was sich zuverlässig erfassen lässt und wo die Grenzen liegen.